複合コピー機のリースは情報漏えいへの備えを万全に

オフィスで広く使用されているコピー機。

多くの場合、メンテナンス面の理由から自社で購入するよりリース契約を選ぶことが多いでしょう。


しかし近年話題になっているのが情報漏えいです。一昔前は単純な青焼きをするだけの光学的な仕組みの機械でしたが、最近は複合型のモデルが一般的になっています。

したがってコピーのほか、スキャナーやファックスも標準でそなえており、それらを統合するためにLAN接続されています。

スキャニングしたデータや、ファックスの送信履歴などは機械内のハードディスクに保存、あるいはメモリー内に一時保存されます。この読み取り情報に機密事項が含まれることは当然ありますから、複合型のコピー機を採用しているオフィスでは、情報漏えいの可能性には注意が必要です。たとえばリースが終わったあとの機械が、中古品などの市場に流れた場合、特殊な技術で情報を引き出すことも不可能ではありません。

また、LANに接続されている機械は、インターネットなどの外部に物理的につながっていれば、侵入の可能性も考えなければなりません。

とはいえ、あまりに心配して、いっそ自社で購入して完全に自主管理をすればいいかといえば、それだけのセキュリティ上のリスクをコントロールするだけの知識と技術を自前で確保するのは容易なことではありませんし、結局割高になります。

そこで、複合コピー機を導入する場合、情報漏えいのリスクを回避するためのオプションサービスを提供してくれるかどうかを見極めることが重要になってきます。

具体的には記憶領域へのアクセスにパスワードをかけるなどの方法です。
使い方次第ではまだまだ便利になる複合コピー機。

日ごろのスタッフの情報漏えいに対する意識の改革もまた、こころがけたいものです。

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